Начало работы: кодификация

Прежде чем начинать вводить номенклатуру в систему Gora, стоит ее правильно сгруппировать для вашего же удобства. Правда сделать это лучше так, чтобы и посторонние люди смогли разобраться в вашей внутренней кухне. Например, новый сотрудник или любопытный клиент.

Для этого используется кодификатор - древообразная структура, используемая для группировки номенклатур, которые связаны между собой какими-то признаками. Например, у магазина детских товаров есть группа “Коляски”, которая в свою очередь делится на “Треххколесные” и “Четырехколесные”.

Кодификатор во многом упрощает жизнь, с его помощью можно:

• просматривать остатки на складе по желаемой группе товара,
• отслеживать продажи за период по определенной группе/подгруппе товара,
• при формировании заказа видеть остатки по нужной группе товара,
• изменить розничные цены выбора номенклатуры по группе товара,
• провести инвентаризацию по группе товара.

Сначала кодификатор надо продумать, ответить на ряд вопросов:

• каково количество номенклатуры на складе сейчас?
• сколько товара придет в ближайшее время?
• часто ли появляется новая номенклатура или перестает использоваться старая?

Если номенклатура меняется не часто, или не меняется вообще, то будет достаточно завести в кодификаторе основные группы товаров.

Если номенклатуры много, да и еще она часто меняется, тогда надо продумать не только основные группы кодификатора, но и подгруппы. При этом номенклатура, которая не используется, будет «убрана» в архив, как только у номенклатуры не будет остатков на складе за указанный вами период.

Помните, что кодификатор делается один раз и навсегда. Его, конечно, позже можно будет переформировать, но на это потребуется куда больше сил, чем на его первоначальное создание.

После кодификации приступаем к инвентаризации своего товара. Группы мы сформировали, теперь надо проверить, что из этих групп у нас есть в наличии. Удобнее всего проводить свою инвентаризацию и одновременно вносить все имеющиеся товары в таблицу Excel, чтобы потом сразу загрузить этот документ со всей номенклатурой в систему. Как это сделать, читайте далее.

Инвентаризацию товаров можно проводить сразу по всем номенклатурам. Если же количество товаров велико, то можно разбить их на разные документы и проводить инвентаризацию поочередно.

Пример расположения групп товаров в системе после правильной кодификации: